Procedura arbitrală pas cu pas
Arbitrajul ad-hoc organizat în cadrul Platformei de Arbitraj Ad-Hoc – Arbitru Ileana Lanzoni Nicolaescu se desfășoară conform Regulamentului propriu, bazat pe principiile dreptului internațional și Regulile UNCITRAL.
Procedura este flexibilă, transparentă și adaptată nevoilor fiecărei părți, cu posibilitatea desfășurării integral online sau în format mixt (online + fizic).
Etapa 1 – Convenția arbitrală
Procedura arbitrală se declanșează în baza unei convenții arbitrale valabile, care poate îmbrăca una dintre următoarele forme:
- o clauză compromisorieinclusă într-un contract principal (de exemplu: „Orice litigiu izvorât din prezentul contract va fi soluționat prin arbitraj ad-hoc organizat de Platforma de Arbitraj Ad-Hoc – Arbitru Ileana Lanzoni Nicolaescu, conform Regulamentului său.”);
- un compromis arbitral(acord separat semnat de părți după apariția litigiului).
Etapa 2 – Depunerea cererii de arbitraj
Partea reclamantă transmite Cererea de arbitraj, însoțită de:
- datele de identificare ale părților;
- expunerea faptelor și a pretențiilor;
- probele de care se prevalează;
- dovada achitării taxei de înregistrare.
Etapa 3 – Comunicarea cererii către pârât
Arbitrul comunică pârâtului cererea și îl invită să depună răspunsul lacererea de arbitraj în termenul stabilit (de regulă 15 zile). Pârâtul poate formula cerere reconvențională sau poate ridica excepții de necompetență ori nulitate a convenției arbitrale.
Etapa 4 – Constituirea tribunalului arbitral
În funcție de convenția arbitrală:
- litigiul poate fi soluționat de un arbitru unic (de regulă, Ileana Lanzoni Nicolaescu); sau
- de trei arbitri, câte unul desemnat de fiecare parte și un președinte ales de aceștia.
Arbitrul unic sau tribunalul arbitral își asumă competența și emite o Declarație de acceptare, imparțialitate și independență.
Etapa 5 – Stabilirea cadrului procedural
Arbitrul convoacă părțile la o ședință de organizare procedurală (online sau în persoană), în care se stabilesc:
- limba procedurii (română / italiană / bilingv);
- termenele de depunere a actelor;
- modalitatea de comunicare a documentelor (e-mail, platformă digitală etc.);
- data audierii și ordinea administrării probelor.
Etapa 6 – Administrarea probelor
Părțile pot prezenta orice mijloc de probă admis de lege, inclusiv:
- înscrisuri, facturi, corespondență comercială;
- declarații scrise ale martorilor;
- expertize contabile, tehnice sau de specialitate;
- înregistrări audio-video sau documente electronice.
Arbitrul apreciază admisibilitatea și relevanța fiecărei probe, respectând principiul contradictorialității.
Etapa 7 – Audierea arbitrală
Ședințele pot fi desfășurate:
- online (videoconferință), prin platforme securizate, sau
- fizic, la sediul arbitrajulu
Audierea are caracter confidențial și se finalizează cu un proces-verbal al ședinței.
În cazul în care părțile nu mai au alte dovezi de depus, arbitrul declară procedura închisă.
Etapa 8 – Deliberarea și hotărârea arbitrală
Arbitrul unic sau tribunalul arbitral deliberează în termen de cel mult 30 de zile de la închiderea procedurii.
Hotărârea arbitrală trebuie să fie motivată, să indice:
- identitatea părților;
- obiectul litigiului;
- considerentele de fapt și de drept;
- dispozitivul (soluția propriu-zisă);
- data și semnătura arbitrilor.
Hotărârea se comunică părților în format digital (PDF semnat electronic) și, la cerere, pe suport hârtie.
Etapa 9 – Taxe și cheltuieli arbitrale
Taxele arbitrale acoperă:
- cheltuielile administrative ale platformei;
- costurile de comunicare, arhivare și emitere a hotărârii.
La depunerea cererii de arbitraj, reclamantul achită o taxă fixă de înregistrare, care acoperă:
- verificarea cererii;
- comunicarea acesteia către pârât;
- deschiderea dosarului arbitral.
Valoare: 150 EUR (sau echivalentul în lei). Taxa de înregistrare nu se restituie.
Taxa arbitrală și onorariul arbitrului se stabilesc în funcție de valoarea litigiului, complexitatea cauzei și volumul activității depuse.
Taxa arbitrală și onorariul arbitrului se plătesc înainte de începerea procedurii.
Plata se efectuează în avans de către reclamant, iar ulterior cheltuielile se compensează între părți potrivit hotărârii arbitrale.
Părțile suportă cheltuielile administrative (curierat, tipărire, traduceri etc.), proporțional cu pretențiile admise.
Fiecare parte suportă propriile cheltuieli, dacă tribunalul nu dispune altfel.
Taxele sunt fixe sau proporționale, în funcție de valoarea obiectului litigiului.
Plata se efectuează în lei (RON) sau euro (EUR), la cursul BNR din ziua achitării.
Taxe suplimentare ( Optionale )
- Traduceri juridice (română–italiană) / Cost orientativ: 30 EUR/pagină; doar la cererea părților;
- Expertiză tehnică sau contabilă / Cost orientativ: 200–800 EUR / în funcție de domeniu;
- Audiere suplimentară / Cost orientativ: 250 EUR / dacă procedura depășește 2 ședințe;
- Copii certificate ale hotărârii / Cost orientativ: 50 EUR/exemplar / tipărit și legalizat;
- Reexaminarea unei erori materiale / Cost orientativ: 150 EUR / la cererea părții interesate;
Plățile se pot efectua:
- prin transfer bancar (IBAN comunicat după acceptarea cererii);
- prin card (online, prin link securizat transmis de Platformă);
- în numerar, doar pentru sume mici (sub 1.000 lei).
Factura fiscală se emite pe numele părții plătitoare, în format electronic (PDF).
Hotărârea arbitrală va conține dispoziții exprese privind suportarea cheltuielilor.
Taxe se actualizează periodic, în funcție de evoluția economică și nivelul costurilor procedurale. Versiunea actualizată este publicată pe site-ul oficial al Platformei.
Etapa 10 – Executarea hotărârii arbitrale
Hotărârea arbitrală are forță executorie și poate fi recunoscută și pusă în executare conform Codului de procedură civilă român și Convenției de la New York (1958). Părțile se pot adresa instanțelor competente doar pentru anularea hotărârii în cazurile strict prevăzute de lege.
Etapa 11 – Răspunderea platformei și confidențialitate
Platforma și arbitrii răspund pentru buna administrare a procedurii, cu respectarea
- principiului imparțialității;
- confidențialității absolute a datelor și informațiilor;
- neutralității instituționale față de părți.
Toate documentele și înregistrările rămân confidențiale și se păstrează în arhiva electronică a platformei timp de 3 ani.
Platforma și arbitrii cât și experții desemnați de tribunalul arbitral nu vor fi răspunzători în fața niciuneia dintre părți pentru nicio acțiune sau omisiune în legătură cu procedura arbitrală, aceștia nu pot fi trași la răspundere pentru acte îndeplinite cu bună-credință în exercitarea atribuțiilor lor.
Etapa 12 – Dispoziții finale
Regulamentul și procedura arbitrală pot fi adaptate prin acordul expres al părților, cu respectarea principiilor fundamentale de echitate și contradictorialitate.
Platforma își rezervă dreptul de a actualiza regulile procedurale și tabelul de taxe, fără a afecta cauzele în curs.
